Folleto de bienvenida: la herramienta esencial de RRHH para el teletrabajo

 

El reclutamiento de un nuevo empleado es una cuestión estratégica para su negocio. Es esencial transmitir los valores y métodos operativos de la empresa al nuevo empleado.

Pero la actual crisis de salud y la propagación del teletrabajo pueden complicar las cosas. En este contexto, el folleto de bienvenida es más que nunca una valiosa herramienta para ayudar al recién llegado a familiarizarse con su entorno profesional. ¿Cuál es el propósito de este documento y qué debería contener? ¿Cómo puede convertirse en un activo para la integración exitosa del personal? Aquí hay algunas respuestas.

Folleto de bienvenida: definición y normativa

El folleto de bienvenida es un documento de apoyo de RR.HH. que se envía a cada nuevo recl uta el primer día de trabajo.

Es una guía en formato digital o en papel que presenta la empresa y proporciona toda la información necesaria para que los nuevos participantes se orienten rápidamente.

Como parte esencial del proceso de contratación, el folleto de bienvenida ayuda a responder a las preguntas de los nuevos empleados y a tranquilizarlos durante sus primeras semanas de (tele)trabajo.

Obligatorio desde 2002 en los establecimientos sanitarios, sigue siendo opcional para otras empresas. Sin embargo, se recomienda encarecidamente que se elabore uno para dar la bienvenida a los recién llegados al equipo, especialmente si se les exige que trabajen a distancia.

Objetivos del folleto de bienvenida de la compañía

El propósito del folleto de bienvenida es fomentar la integración y la autonomía de los nuevos empleados, que pueden utilizar este documento para :

  • para tomar nota del reglamento y el funcionamiento de la estructura;
  • para ser imbuido con los valores de la compañía;
  • adaptándose a un nuevo espacio de trabajo, encontrando puntos de referencia y automatismos.

 

Comoempleador o gerente de RRHH, el folleto de bienvenida también le trae muchas ventajas:

  • aprovechar las ventajas de los empleados que operan rápidamente;
  • ahorrartiempo simplificando los procedimientos administrativos y anticipando las preguntas de los nuevos reclutas;
  • fortalecer la motivación y el sentido de pertenencia de los empleados;
  • facilitar la adhesión de sus equipos al proyecto de la empresa;
  • desarrollar la marca de su empleador a través de una mejor gestión de los recursos humanos para retener a los nuevos talentos y reducir la rotación.

Contenido del folleto de bienvenida: 5 secciones esenciales

A falta de reglamentación (excepto en el sector de la salud), el contenido del folleto de bienvenida es específico para cada empresa según sus especificidades y su campo de actividad. También puede variar según el contrato de trabajo de cada empleado, por ejemplo proponiendo por ejemplo :

  • información concisa y objetiva para los aprendices o los titulares de contratos de plazo fijo;
  • información más completa y detallada para los empleados contratados con contratos permanentes.

 

Aunque no hay un plan establecido, el folleto debe presentarse como una caja de herramientas que identifique los elementos esenciales para la integración exitosa de los nuevos reclutas. Los siguientes son los cinco encabezados principales que generalmente se encuentran en el resumen del folleto de bienvenida.

1. Introducción y unas palabras del líder

El folleto de bienvenida a menudo comienza con una bienvenida de la dirección. El hecho de dirigirse directamente al nuevo empleado permite valorarlo, desarrollar un sentimiento de pertenencia y humanizar la empresa a través de la voz del responsable.

2. Presentación de la empresa y sus valores

El objetivo de esta parte es proporcionar al nuevo recluta información concreta sobre su estructura, su organización y sus ambiciones. La idea es ayudarles a encontrar su lugar más fácilmente, pero también hacer que quieran contribuir contribuyendo personalmente al éxito de la empresa.

Presentar las actividades de la empresa, las líneas de negocio propuestas y las áreas estratégicas de desarrollo. Con la ayuda de un organigrama, identifique los diversos departamentos y contactos, así como las ubicaciones nacionales o internacionales. Por último, compartir los elementos unificadores necesarios para adquirir la cultura corporativa: historia de su creación a través de los retratos de los fundadores, visión, valores y compromisos sociales.

3. Normas de funcionamiento y obligaciones legales

En este apartado se exponen los principios fundamentales que rigen la vida de la empresa, basados en el reglamento interno de su establecimiento y el convenio colectivo aplicable a su actividad:

  • los horarios y la organización del tiempo de trabajo: descansos, vacaciones, RTT, cierre anual, etc.
  • reglas desalud y seguridad: código de vestimenta, punto de encuentro en caso de incendio o ataque, medicina laboral, enfermería, etc.
  • procesos administrativos: solicitud de permisos, justificación de ausencias, reembolso de gastos, gestión de registros, etc.
  • arreglos para el teletrabajo.

4. Derechos y beneficios de los empleados

Si la empresa tiene órganos representativos de losempleados (IRP), indíquelo en esta sección del folleto de bienvenida. Si procede, proporcione los nombres y datos de contacto de los representantes, especificando su función y ámbito de actuación. Esto le asegurará al nuevo empleado que sabrá a quién contactar si encuentra dificultades.

Para aumentar la motivación de sus empleados, no dude en detallar todos los beneficios que pueden reclamar:

  • remuneración adicional: planes de participación en los beneficios e incentivos, planes de ahorro para la jubilación, vales de comida, cuentas de ahorro a plazo fijo (CET), etc.
  • Cobertura degastos profesionales: transporte, viajes, informes de gastos, etc.
  • seguro complementario de salud y previsión.

También puede proporcionar información sobre la movilidad interna y el compromiso de la empresa con la formación profesional (ofertas y condiciones de acceso).

5. Información práctica

En este capítulo se enumeran todos los elementos esenciales que son imprescindibles en el día a día para ayudar a los empleados a orientarse en su nuevo entorno de trabajo: mapa del sitio, códigos de acceso a edificios o estacionamientos, contactos administrativos, etc.

Para que sus empleados sean productivos rápidamente, especialmente cuando trabajan desde casa, ofrézcales un kit de iniciación a la informática:

  • tutorial para la creación de identificadores para el buzón profesional y el software utilizado internamente ;
  • presentación del ecosistemaweb de laempresa: sitio de Internet e intranet, páginas oficiales en diversos medios sociales (LinkedIn, Twitter, Facebook, etc.), canal de YouTube ;
  • abriendo o actualizando perfiles en las redes sociales donde la empresa está presente para hacer de sus empleados los embajadores de su marca.

3 consejos para crear
un efectivo folleto de bienvenida a la compañía

Bien pensado, el folleto de bienvenida ayuda a sus nuevos reclutas a integrarse con éxito. Por lo tanto, su producción requiere una atención especial. ¿Cómo se asegura de que sea leído y comprendido por sus equipos y no termine en el fondo de un cajón? Aquí hay algunos consejos.

1. Busca un folleto digital de bienvenida...

En su versión tradicional en papel, el folleto de bienvenida a menudo toma la apariencia de un pequeño folleto A5. Sin embargo, en un contexto de desmaterialización y de generalización del teletrabajo, el folleto de bienvenida digital es ahora esencial debido a sus muchas ventajas:

  • accesibilidaddirecta para todos en todo momento, especialmente para los empleados de las oficinas en casa o en lugares alejados de la oficina central;
  • posibilidad deactualización regular e inmediata del contenido ;
  • ahorrando papel y tinta para limitar los costos de impresión y el impacto ambiental.

Puedes ir aún más lejos ofreciendo un folleto de bienvenida enriquecido con contenido de video. Una película institucional hecha por un profesional es un apoyo de comunicación de RR.HH. divertido y efectivo.

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2. Mantén la visual y la concisión

El folleto de bienvenida debe transmitir información útil en un formato breve y conciso. Si el contenido es demasiado largo y denso, el lector puede perderse o incluso desanimarse, lo que tendría el efecto contrario.

Para que su guía sea más animada y atractiva, asegúrese de cuidar la presentación visual. Tenga en cuenta que una imagen vale más que mil palabras: en cuanto le parezca relevante, utilice fotos o diagramas para ilustrar su punto. Aplique la carta gráfica de la empresa para reforzar la coherencia entre los diferentes documentos de RRHH y mejorar la imagen de su empleador.

3. Estar acompañado por un equipo de profesionales

Es esencial estar bien rodeado para la creación y desarrollo de sus soportes de comunicación. La agencia Autour de l'Image le acompaña en la realización o la revisión de sufolleto de bienvenida:

  • asistencia en la recopilación de información y la redacción de contenidos;
  • creación y modelo de un folleto de papel;
  • digitalización del folleto para su consulta en todo tipo de pantallas (ordenador, tableta y smartphone) ;
  • desarrollo de un mini sitio de bienvenida con consejos y preguntas frecuentes
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Sobre el autor

Philippe Rigault

Philippe Rigault es el Presidente fundador de la agencia Autour de l'Image. Asiste a los clientes en el desarrollo y la animación de su estrategia de comunicación, combinando el asesoramiento, la creatividad, la tutoría y el sentido común. Autour de l'Image es una agencia de comunicación global que simplifica la vida de los empresarios. Reúne todas las habilidades de comunicación y marketing necesarias para desarrollar las ventas y el conocimiento de la marca.

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