Livret d'accueil : un outil RH essentiel en période de télétravail | autourdelimage

Livret d’accueil : un outil RH essentiel en période de télétravail

Livret accueil Entreprise
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Le recrutement d’un collaborateur ou d’une collaboratrice représente un enjeu stratégique pour votre activité. Il est primordial de transmettre les valeurs et le mode de fonctionnement de l’entreprise au nouveau salarié. Mais la crise sanitaire actuelle et la généralisation du travail à distance peuvent compliquer les choses. Dans ce contexte, le livret d’accueil constitue plus que jamais un outil précieux pour aider le nouvel arrivant à se familiariser avec son environnement professionnel. À quoi sert ce document et que doit-il contenir ? Comment en faire un atout pour une intégration réussie du personnel ? Voici quelques éléments de réponse.

Livret d’accueil : définition et réglementation

Le livret d’accueil est un document d’accompagnement RH transmis à chaque nouvelle recrue le premier jour de sa prise de poste. Il s’agit d’un guide au format numérique ou papier qui présente l’entreprise et fournit toutes les informations nécessaires pour que les nouveaux entrants prennent rapidement leurs marques.

Élément essentiel du processus d’embauche, le livret d’accueil permet de répondre aux interrogations des nouveaux employés et de les rassurer durant leurs premières semaines de (télé)travail. Obligatoire depuis 2002 dans les établissements de santé, il reste facultatif pour les autres entreprises. Il est cependant vivement recommandé d’en rédiger un pour bien accueillir les nouveaux arrivants au sein de l’équipe, en particulier s’ils sont amenés à travailler à distance.

Objectifs du livret d’accueil d’entreprise

Le livret d’accueil a pour but de favoriser l’intégration et l’autonomie des nouveaux salariés, qui peuvent grâce à ce document :

  • prendre connaissance du règlement intérieur et du fonctionnement de la structure ;
  • s’imprégner des valeurs de l’entreprise ;
  • s’adapter à un nouvel espace de travail, trouver des repères et des automatismes.

En tant qu’employeur ou responsable RH, le livret d’accueil vous apporte également de nombreux atouts :

  • profiter de collaborateurs rapidement opérationnels ;
  • gagner du temps en simplifiant les démarches administratives et en anticipant les questions des nouveaux embauchés ;
  • renforcer la motivation et le sentiment d’appartenance des salariés ;
  • faciliter l’adhésion de vos équipes au projet de l’entreprise ;
  • développer votre marque employeur à travers une gestion RH mieux maîtrisée pour fidéliser les nouveaux talents et réduire le turnover.

Contenu du livret d’accueil : 5 rubriques essentielles

En l’absence de réglementation (à l’exception du secteur de la santé), le contenu du livret d’accueil est propre à chaque entreprise selon ses spécificités et son domaine d’activité. Il peut en outre varier en fonction du contrat de travail de chaque salarié, en proposant par exemple :

  • des informations concises et factuelles destinées au stagiaires ou détenteurs de CDD ;
  • des renseignements plus complets et détaillés pour les collaborateurs embauchés en CDI.

Bien qu’il n’existe pas de plan imposé, le fascicule doit se présenter comme une boîte à outils qui recense les éléments indispensables à une bonne intégration des nouveaux recrutés. Voici les cinq principales rubriques que l’on trouve généralement au sommaire du livret d’accueil.

1. Introduction et mot du dirigeant

Le livret d’accueil débute souvent par un mot de bienvenue de la direction. Le fait de s’adresser directement au nouveau collaborateur permet de le valoriser, de développer un sentiment d’appartenance et d’humaniser l’entreprise par la voix de son responsable.

2. Présentation de l’entreprise et de ses valeurs

L’objectif de cette partie consiste à fournir au nouvel embauché des informations concrètes sur votre structure, son organisation et ses ambitions. L’idée est de l’aider à trouver plus facilement sa place, mais aussi de lui donner envie d’apporter sa pierre à l’édifice en contribuant personnellement à la réussite de l’entreprise.

Présentez les activités de la société, les métiers proposés et les axes stratégiques d’évolution. À l’aide d’un organigramme, identifiez les différents services et interlocuteurs ainsi que les éventuelles implantations nationales ou internationales. Enfin, partagez les éléments fédérateurs nécessaires à l’acquisition de la culture d’entreprise : histoire de sa création à travers les portraits des fondateurs, vision, valeurs et engagements sociaux.

3. Règles de fonctionnement et obligations légales

Cette section expose les grands principes qui régissent la vie de l’entreprise, basés sur le règlement intérieur de votre établissement et la convention collective applicable à votre activité :

  • horaires et organisation du temps de travail : pauses, congés, RTT, fermeture annuelle, etc.
  • règles d’hygiène et de sécurité : tenue, point de regroupement en cas d’incendie ou d’attentat, médecine du travail, infirmerie, etc.
  • processus administratifs : demande de congés, justification des absences, remboursement des notes de frais, gestion des documents, etc.
  • modalités relatives au télétravail.

4. Droits et avantages du salarié

Si l’entreprise dispose d’instances représentatives du personnel (IRP), indiquez-le dans cette rubrique du livret d’accueil. Le cas échéant, communiquez les noms et coordonnées des représentants en précisant leur rôle et leur champ d’action. Vous pourrez ainsi rassurer le nouvel employé qui saura qui contacter s’il rencontre des difficultés.

Pour renforcer la motivation de vos collaborateurs, n’hésitez pas également à détailler tous les avantages auxquels ils peuvent prétendre :

  • compléments de rémunération : intéressement et participation, plan d’épargne retraite, tickets restaurant, compte épargne-temps (CET), etc.
  • prise en charge des frais professionnels : transports, déplacements, notes de frais, etc.
  • complémentaire santé et prévoyance.

Vous pouvez aussi donner des informations sur la mobilité interne et l’engagement de l’entreprise en termes de formation professionnelle (offres et conditions d’accès).

5. Informations pratiques

Ce chapitre énumère tous les éléments essentiels au quotidien qui permettent au salarié de s’orienter dans son nouvel environnement de travail : plan du site, codes d’accès au bâtiment ou au parking, contacts administratifs, etc.

Pour que vos collaborateurs soient rapidement productifs, notamment en cas de télétravail, proposez-leur un kit de démarrage informatique :

  • tutoriel de création des identifiants pour la boîte mail professionnelle et les logiciels utilisés en interne ;
  • présentation de l’écosystème web de l’entreprise : site internet et intranet, pages officielles sur les différents médias sociaux (LinkedIn, Twitter, Facebook, etc.), chaîne YouTube ;
  • ouverture ou mise à jour de profils sur les réseaux sociaux où l’entreprise est présente pour faire de vos employés les ambassadeurs de votre marque.

3 conseils pour créer un livret d’accueil d’entreprise efficace

Bien pensé, le livret d’accueil contribue à réussir l’intégration de vos nouvelles recrues. Sa réalisation demande donc une attention particulière. Comment faire pour qu’il soit lu et compris par vos équipes et ne finisse pas au fond d’un tiroir ? Voici quelques astuces.

1. Miser sur un livret d’accueil digital

Dans sa version papier traditionnelle, le livret d’accueil prend souvent l’apparence d’un petit fascicule au format A5. Cependant, dans un contexte de dématérialisation et de généralisation du travail à distance, le livret d’accueil numérique s’avère aujourd’hui incontournable en raison de ces nombreux avantages :

  • accessibilité directe pour tous et à tout moment, en particulier pour les collaborateurs en home office ou sur des sites éloignés du siège ;
  • possibilité d’actualisation régulière et immédiate du contenu ;
  • économies de papier et d’encre permettant de limiter les coûts d’impression et l’impact écologique.

Vous pouvez même aller plus loin en proposant un livret d’accueil enrichi de contenus vidéos. Un film institutionnel réalisé par un professionnel constitue en effet un support de communication RH ludique et efficace.

2. Soigner le visuel et rester concis

Le livret d’accueil doit transmettre les informations utiles dans un format court et synthétique. Un contenu trop long et dense risque de perdre le lecteur, voire de le décourager ce qui produirait l’effet inverse de celui escompté.

Pour rendre votre guide plus vivant et attrayant, veillez à soigner la présentation visuelle. Gardez à l’esprit qu’une image vaut mille mots : dès que cela vous semble pertinent, utilisez des photos ou schémas pour illustrer votre propos. Appliquez la charte graphique de l’entreprise pour renforcer la cohérence entre les différents documents RH et valoriser votre image employeur.

3. Se faire accompagner par une équipe de professionnels

Il est primordial d’être bien entouré pour la création et l’élaboration de vos supports de communication. L’agence Autour de l’Image vous accompagne dans la réalisation ou la refonte de votre livret d’accueil :

  • aide à la collecte d’informations et à la rédaction du contenu ;
  • création et maquette d’un fascicule papier ;
  • digitalisation du livret pour une consultation sur tout type d’écrans (ordinateur, tablette et smartphone) ;
  • développement d’un mini site de bienvenue avec des conseils et une FAQ.

PARLONS DE VOS PROJETS

Auteur


Philippe Rigault

Philippe Rigault est le Président fondateur de l'agence Autour de l'Image. Il accompagne les clients dans l’élaboration et l'animation de leur stratégie de communication, en combinant conseil, créativité, coaching et bon sens. Autour de l'Image est une agence de communication globale qui simplifie la vie des entrepreneurs. Elle réunit tous les métiers de la communication et du marketing nécessaires au développement des ventes et de la notoriété. .

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